TVA déductibles : définition et postes de dépenses éligibles

La TVA déductible également appelée TVA récupérable est d’une grande importance pour les entreprises. En effet, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA payée sur les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Toutefois, les règles applicables et la procédure de récupération sont complexes.

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Aujourd’hui, notre rédaction vous explique en détail de quoi il s’agit et quelles sont les spécificités de la TVA déductible sur les différents types de notes de frais.

Que signifie la TVA déductible ?

Lorsqu’une entreprise est assujettie à la TVA, celle-ci est à reverser la TVA collectée à l’état à la suite de l’exercice de son activité.

De plus, l’entreprise est amenée à effectuer diverses dépenses tels que les acquisitions de matériels mais également le remboursement des frais professionnels engagés par ses collaborateurs. Ainsi, la société est susceptible de récupérer la TVA sur ces dépenses.

La TVA déductible est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une entreprise assujettie à la TVA est en mesure de récupérer. Le montant à reverser à l’Etat résulte de la différence entre TVA collectée et TVA déductible.

Les modalités de récupération de la TVA

• La facture d’achat originale destinée à être remboursée doit faire apparaître le montant de la TVA.
• Les dépenses destinées à être remboursées doit s’inscrire à l’activité de l’entreprise.
• Le nom de l’entreprise doit être inscrit sur les factures.
• La TVA doit être exigible chez le vendeur.

Le remboursement est directement lié au rythme de la déclaration de TVA :

• Dans le cas où l’entreprise dépose une déclaration annuelle, la demande doit se faire au cours des 4 mois suivant la clôture de l’année comptable au 31/12. Le remboursement doit être au moins égal à 150€.
• Dans le cas où l’entreprise choisit la déclaration mensuelle ou trimestrielle, la demande doit être envoyée le mois suivant la période concernée. Ainsi le remboursement doit être au moins égal à 760€.

La récupération de la TVA sur les frais professionnels

La TVA sur les frais professionnels n’est pas toujours récupérable. En effet, des frais de déplacement professionnel comme les billets d’avion et de train ou les frais kilométriques ne sont pas assujettis à la TVA, il n’y a donc aucune TVA à récupérer sur ces frais.

Vous trouverez dans ce qui suit les types de dépenses éligibles à la récupération de la TVA.

TVA déductible et frais de repas

Outre l’idée générale de ne pouvoir récupérer la TVA sur les repas d’affaires, l’administration fiscale autorise la récupération sur plusieurs autres frais de restauration. Ce type de notes de frais fait partie des postes de dépenses les plus engagées par les professionnels comme le souligne notre récente étude sur les dépenses professionnelles, il est donc est légitime d’en connaître leurs caractéristiques en terme de TVA déductible.

Une entreprise est en mesure de récupérer la TVA sur les repas engagés par ses collaborateurs au cours de leurs activités professionnels tels que :

• Repas d’affaire avec des invités (clients, prospects, fournisseurs, etc.)
• Repas d’un collaborateur en mission ou en déplacement
• Repas avec l’équipe ou réunion professionnelle entre collaborateurs
• Repas pour célébrer une fête (fête de fin d’année, etc…)
• Repas pour un événement d’équipe (activité d’équipe, toute chose pour servir l’intérêt de l’entreprise)
• Les frais de repas annexes aux frais d’hébergement (petits-déjeuners, repas, boissons, etc…)

Lors de missions professionnelles, la TVA déductible sur les frais de restauration nécessite la justification de la dépense engagée. Ainsi, il est nécessaire d’indiquer l’identité et la qualité des invités dans le cas où il y en a et le nom de l’entreprise.

Contrairement aux nombreuses idées reçues, la TVA est récupérable sur l’alcool. Pour se faire, il suffit de distinguer la TVA à 20% sur l’alcool et à 10% sur la nourriture.

TVA déductible et hébergement

La TVA sur les frais d’hébergement n’est pas récupérable. En effet, on ne peut récupérer que la partie « repas » à condition que ce soit explicitement mentionné sur la facture.

Cela dit, des exceptions existent. Vous pouvez demander le remboursement de la TVA dans le cadre d’une mission de longue durée. Dans ce cas, les règles de l’Urssaf s’appliquent.

Vous pouvez également demander un remboursement de la TVA lorsque la prestation de l’hébergement a été engagée au profit d’un tiers à l’entreprise. C’est à dire qu’il est possible de déduire la TVA de votre facture d’hôtel si vous invitez un client ou un fournisseur.

La TVA est récupérable lorsqu’il s’agit de l’hébergement du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance des bureaux de la société ou d’un chantier selon l’annexe II du CGI, article 206-IV.

TVA déductible et frais de parking

La TVA sur les frais de parking est récupérable, voici dans ce qui suit les situations où il est possible de récupérer le montant de TVA versé :

• La dépense doit être engagée dans le cadre d’une mission professionnelle.
• Les dépenses sont liées à un parking mis à disposition des clients, du personnel ou des dirigeants à proximité du lieu de travail.

Il est important de garder le justificatif où le montant de la TVA apparaît. Il est nécessaire que la raison sociale ou l’adresse soient mentionnés, pour conférer au ticket le statut de justificatif.

TVA déductible et frais de transport

Comme indiqué plus haut, les dépenses relatives aux transports (avion, bateau et train) ne sont pas assujettis à la TVA.

Le droit à la déduction de la TVA sur les frais de transport ne se fait que lorsque l’entreprise ait mis à disposition de ses collaborateurs un moyen de transport les emmenant sur les lieux de travail (ex : navette).

De plus, le remboursement de la TVA relatif aux frais de transport peut se faire lorsqu’une entreprise le refacture à un client. Dans ce cas de figure, le transport fait partie du prix de la prestation facturée.

TVA déductible et frais de carburant

En ce qui concerne la récupération de la TVA sur le carburant, des règles particulières s’appliquent en fonction du type du carburant mais également de la nature du véhicule (véhicule de tourisme, utilitaire, de société etc.)

Quand il s’il s’agit d’un véhicule de tourisme, tous les types de carburants sont éligibles à la récupération de la TVA mais à 80% seulement sur le Gazole et le Super-éthanol (E85) et à 100% sur le GPL (Gaz de Pétrole Liquéfié) à l’état gazeux. Dans le cas de l’Essence (SP98, SP95, SP95-E10) et Super, la TVA n’était pas déductible jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi de Finances 2017 qui a instauré un système de récupération progressif. Pour l’année 2019, la TVA est récupérable à hauteur de 40%.

Pour les véhicules utilitaires, la TVA sur l’Essence est récupérable dans la limite de 80 % et est entièrement récupérable sur le Gazole et le Super-éthanol (E85) et le GPL à l’état gazeux (d’ailleurs pour ce type, la TVA peut être récupérée à 100% peu import le type du véhicule).

TVA déductible et cadeaux d’affaires

Afin que les cadeaux d’affaires soient considérés comme étant des frais professionnels, il est nécessaire qu’ils correspondant à ces deux types :

• Objets promotionnels destiné à une fin publicitaires les stylos brandés, objets personnalisés, les agendas, les post-it, etc…
• Cadeaux de fin d’année, pour souhaiter ses vœux pendant la période des fêtes et du nouvel an.

Ainsi la TVA est récupérable sur les cadeaux offerts aux clients et fournisseur dans le but d’entretenir une relation avec l’entreprise.

Cela dit, il existe certaines limites. En effet lorsque le prix unitaire dépasse les 69€ TTC ou lorsque les prix unitaires cumulés des cadeaux offerts pour une même personne au cours une année, dépassent les 69€ TTC, la TVA n’est pas récupérable.

Si les limites sont respectés, une récupération de la TVA est dès alors possible. Le cadeau se doit d’être proportionnel à la taille du client en question et du CA qu’il génère. Il faut également qu’il soit en respect avec les usages de la profession.

Comment demander le remboursement de la TVA ?

La demande de remboursement se fait via le remplissage d’un formulaire auprès du Service des impôts. Lorsque la demande est de type annuelle, il faut la remplir sur le formulaire de déclaration de TVA. Celui-ci sera par la suite envoyé au Service des Impôts accompagné de documents tels que :

• La déclaration de TVA
• Les factures d’achat
• Le relevé d’identité bancaire (RIB)

Grâce à des solutions de gestion de notes de frais, tout le processus est alors simplifié. De la saisie jusqu’à l’intégration comptable même la TVA déductible est automatiquement calculée. D’ailleurs Expensya noue des partenariats avec les principaux acteurs de la récupération de la TVA, problématique centrale dans les directions financières, et qui prend une importance encore plus forte pour les entreprises internationales. Notre entreprise collabore avec trois acteurs majeurs du secteur, basés en Allemagne, en France et en Espagne : VAT4U, Vatecure et 60dias, pour vous permettre de récupérer simplement la TVA.

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Récupérer la TVA sur les frais professionnels est désormais possible et plus simple, n’hésitez à reprendre le contrôle et faites des économies importantes en automatisant la gestion de vos frais professionnels.