Voyage d’affaires : les principales tendances en 2019

Dans un contexte d’évolution technologique, de nombreux processus métiers vivent des changements majeurs : Comme le voyage d’affaires.

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En effet, l’interdépendance économique croissante, le développement de l’économie du partage et les progrès technologiques impactent la manière dont les voyageurs d’affaires vivent leur expérience de déplacement professionnel.  

Une véritabe remise en question s’opèrent plusieurs entreprises. Outre les options de vol et d’hôtel, elles intègrent à leurs offres la sécurité et bien-être de leurs employés. Voici les principales tendances qu’on distingue en ce début d’année. 

La sécurité avant tout !

Certains voyages comportent un certain niveau de risque. Ainsi, la responsabilité de l’entreprise réside dans la maîtrise le risque encouru par ses collaborateurs. Pourtant, catastrophes naturelles, instabilités politiques, et autres facteurs de risques ne sont que très rarement prévisibles. 

Dans ces cas-là, le rôle de l’entreprise n’est plus de prévenir le risque, mais d’y faire face. Elle se doit d’assurer la prise en charge rapide et efficace de ses collaborateurs. 

Des outils de veille, de communication et de géolocalisation efficaces ont été mis en place pour permettre de surveiller l’impact des événements mondiaux sur les employés, ainsi que des services pour réagir de manière rapide : détection pro-active de dangers, notifications en temps-réel, outils de communication en cas d’urgence, services privés de rapatriement, etc… 

L’heure est au « Bleisure » 

Aujourd’hui le besoin de combiner le voyage d’affaires et le voyage de loisirs (Bleisure) devient de plus en plus légitime. Selon une étude du site Booking.com, environ 75 % des professionnels prolongeraient leurs voyages d’affaires pour faire du tourisme.  

Cette tendance répond au fait que la frontière entre le travail et la vie personnelle s’estompe. Il s’agit dont de limiter les désagréments et le stress causé par les déplacements professionnels en offrant cette possibilité aux collaborateurs.  

Accompagnée de l’essor des SBT ou self-booking tools, dans les entreprises, cette tendance prend de l’ampleur. De nombreuses prestations de voyages, initialement orientée vers le voyage de loisirs, ont d’ailleurs été adoptées par les voyageurs professionnels. C’est le cas par exemple d’Airbnb qui a développé son offre business depuis quelques années ou le numéro 1 du VTC dans le monde Uber qui adapte sa solution pour le voyageur professionnel via sa plateforme Uber for Business. 

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Le paiement centralisé 

Le paiement a toujours été une des problématiques du voyage d’affaire. Le voyage professionnel est souvent préparé en urgence, ce qui crée la nécessité de permettre une flexibilité du paiement. Longtemps des solutions comme les avances de frais ou les notes de frais ont été privilégiées. L’essor des carte professionnelles est venu un peu concurrencer cette tendance, mais sans jamais se démocratiser dans les entreprises où seuls les plus hauts dirigeants en bénéficient le plus souvent. 

Aujourd’hui, le paiement centralisé qui fait son apparition, avec de nombreuses entreprises qui proposent un compte d’entreprise pour réserver des prestations de voyage professionnel, avec des accès par utilisateur, mais un rattachement au compte bancaire de l’entreprise. Bien qu’intéressante, ces solutions, restent aujourd’hui peu installées car limitantes pour le voyageur.  

D’autres solutions, comme des cartes virtuelles font aussi leur apparition chez de nombreuses startups. Confrontées à des problématiques de confiance des entreprises, et à quelques scandales, elle trouve une place auprès des TPE, même si elles sont aujourd’hui concurrencées par les acteurs reconnus du paiement, qui s’entourent d’entreprises comme Expensya pour fluidifier l’expérience du paiement à la comptabilité. 

L’automatisation de la gestion des dépenses 

Le voyages d’affaire rime souvent avec frais professionnels, tout le monde sait à quel point la gestion des notes de frais relève du casse-tête. Certaines entreprises utilisent encore le fameux tableur Excel pour gérer les notes de frais.

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Toutefois, cet outil ne suit pas la cadence des voyageurs d’affaire et ne s’adapte pas aux problématiques des temps modernes comme la mobilité, la flexibilité ou la sécurité. L’exemple classique est celui de la saisie manuelle, qui engendre des délais de remboursement interminables ainsi qu’un risque d’erreurs important.   

L’utilisation de solutions Cloud et Mobile pour la gestion des notes de frais permet une optimisation du temps consacré à cette activité chronophages, une garantie de la conformité des dépenses, une meilleure gestion des budgets, et bien plus. 

La solution Expensya intègre une technologie de reconnaissance des caractères optiques OCR+. Ainsi, par une simple photographie du justificatif, la dépense est automatiquement créée. Tous les champs sont pré-remplis Montant TTC, TVA multiples, date… De plus une catégorisation selon le type de dépenses s’opèrent: frais d’hébergement, de restauration, de services, etc. 

Cette automatisation permet un gain de temps important lors de la saisie, mais également à toutes les étapes du processus : validation des notes de frais, détection des anomalies, intégration comptable, comptabilité analytique, etc.

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Quelles sont les futures tendances ? 

Le secteur du déplacement professionnel ne cesse d’innover à tous les niveaux : réservation, paiement, gestion des notes de frais, comptabilité, sécurité, etc. Les tendances de 2019 émanent des innovations technologiques et légales qui ont su se développer en 2018, et qui continuent à évoluer en 2019.

Cette année devrait donc être sous le signe de la digitalisation des processus comptables et administratifs du voyage, avec encore plus de mobilité en réseau, de moyens de paiement plus flexibles, mais surtout d’une meilleure interconnexion entre les différentes étapes d’un voyage d’affaire.

Des acteurs comme Expensya, qui agrègent des données voyage de différentes sources dans une entreprise proposent déjà des solutions en ce sens pour simplifier l’analyse des déplacements professionnels de votre entreprise.