Zéro Papier: 6 Raisons d’éliminer le papier pour gérer vos notes de frais

Est-il possible de gérer ses notes de frais suivant une politique “zéro papier”?

Gérer ses notes de frais est une tâche chronophage et fastidieuse que les employés tendent souvent à reporter. Il s’agit de livrer des rapports sur les dépenses, en précisant tous les détails sur le reçu : calculer la TVA, préciser les diverses taxes, et fournir évidemment la totalité des justificatifs.

C’est une tâche qui doit être précise et exacte. Il ne faut pas oublier également que le manager doit examiner une multitude de rapports, vérifier toutes les dépenses et les justificatifs. Il envoi, ensuite, le tout au comptable qui doit procéder à l’intégration dans le logiciel de comptabilité puis au remboursement.

Et malheureusement, la gestion des notes de frais consomme aujourd’hui encore beaucoup trop de papier : que ce soit à cause de tous les reçus, factures et autres justificatifs que votre entreprise collecte, ou encore que vous soyez une entreprise où les rapports de dépenses se remplissent encore à la main.

La gestion des notes de frais, c’est souvent beaucoup trop de papier, et cela demande énormément de temps à votre entreprise pour récupérer, transmettre et archiver tout ce papier.

Malgré la pénibilité de la tâche, nombreuses sont les entreprises qui continuent d’effectuer leur gestion des dépenses sur papier !

Il existe toutefois, des outils adaptés afin que ce processus devienne “paperless“. On parle donc d’objectif “zéro papier”, suite a la dématérialisation des notes de frais.

Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya viendra révolutionner votre gestion des frais professionnels, et vous fera oublier l’odeur du papier. De plus, avec Expensya, vous allez libérer vos collaborateurs et leur permettre ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier et d’être plus productifs.

Voici six raisons qui vous motiveront à adopter une stratégie de zéro papier et à utiliser un outil de gestion des notes de frais automatisé.

Meilleur rendement des collaborateurs 

En libérant vos employés de la gestion des notes de frais sur papier, vous allez remarquez une optimisation du temps ainsi qu’un gain de productivité.

Au lieu de consacrer un temps fou à remplir à la main un rapport de dépenses ou à saisir ses dépenses sur un tableau Excel, à trier et classer tous les justificatifs, à imprimer son rapport, à y agrafer ses reçus, votre employé n’a qu’à se connecter à votre solution intelligente de gestion des notes de frais et gérer simplement ses facturettes.

Même le transfert des données est simplifié et plus rapide. Tout le processus est optimisé en utilisant une solution de gestion des notes de frais automatisée.

Optimisez votre gestion des notes de frais

Mise en place d’une politique de dépenses automatisée

Recourir à un outil de gestion des dépenses professionnelles permet de mieux concevoir la politique de dépenses de votre entreprise si elle n’existe pas encore, et surtout d’en automatiser le contrôle.

En effet, avec l’efficacité des solutions automatisées, plus besoin de vous user les yeux à essayer de déchiffrer des facturettes à moitié effacées, ou à essayer de lire un rapport excel trop vite rempli : le contrôle est automatiquement appliqué par la solution.

Réalisez des économies 

Les coûts cachés des notes de frais ne sont pas négligeables.

En effet, une note de frais coûte en moyenne à votre entreprise 53€ et 20 minutes de temps. Et cela sans compter le coût d’archivage du papier.

En essayant d’estimer les coûts internes, et en calculant le temps humain consacré à cette gestion, vous allez voir que c’est une charge immense pour votre entreprise. En investissant dans un outil de gestion des notes de frais, ce coût va relativement baisser et vous allez optimiser les processus au sein de votre entreprise.

Faites des économies sur la gestion de vos frais professionnels

Restez mobiles 

Un outil de gestion des notes de frais comme Expensya obéit à la problématique de la mobilité et est accessible via smartphone.

En effet, votre collaborateur en mission, muni de son smartphone peut simplement saisir ses notes de frais, numériser tous les justificatifs et envoyer son rapport instantanément à son manager via le Cloud.

Le processus est simplifié et plus efficace. Vous pouvez ainsi, avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses de vos collaborateurs en mission en temps-réel, et sans attendre le papier.

Zéro papier = moins de papier (évidemment !)

Les factures papier occupent beaucoup d’espace et requièrent également une gestion importante ainsi qu’une attention particulière.

Il faut garder précieusement tous les justificatifs et veiller à la non dégradation. Le support papier est souvent susceptible d’être perdu ou abîmé avec le temps.

N’oublions pas le fait que le papier lui seul représente des coûts pour l’entreprise. Une solution de gestion des notes de frais automatisée vous permettra de diminuer le volume des justificatifs et de sécuriser vos documents contre les éventuels risques qu’ils encourent.

Vous oublierez ainsi l’enfer de stockage, de tri et de traitement des justificatifs. Tout est numérisé et stocké dans le Cloud et évidemment accessible en un clic !

Finies les erreurs de saisie 

Saisir ses dépenses sur un tableau Excel est souvent accompagné d’erreurs de saisie. Il arrive souvent que votre employé se trompe lors de la saisie de ses dépenses.

La conséquence est lourde. Pour remédier à ces erreurs, le processus est à refaire dès le début de la saisie jusqu’à l’envoi du rapport au manager. On n’en a pas fini avec pénibilité de la tâche !

Pensez à tout le temps précieux perdu sur une tâche sans réelle valeur ajoutée à votre entreprise. Vous n’avez plus envie de revoir ça ? Le temps est précieux, adoptez une solution intelligente de gestion des notes de frais. Expensya rajoute de la rigueur et de l’efficacité à votre entreprise !